<= Перейти на главную страницу портала
Шахты.SU. Статьи.
16+
10 октября (понедельник) 2022
Чем занимается архив?

Архивы бывают разными - от хранилищ документов на предприятиях до государственных фондов, от семейных до научных. От рода деятельности зависят нюансы работы, но суть у них примерно одна.

Отвечая на вопрос, чем занимается архив, мы будем ориентироваться на профессиональные архивохранилища, работающие с крупными и небольшими предприятиями. Если вас интересуют особенности работы других хранилищ, вы можете просто провести аналогии.

Что собой представляет современный архив?

Под этим словом обычно понимается:

  • специальное помещение для хранения бумаг (оно должно быть оборудовано всевозможными системами для гарантированно качественного хранения - об этом ниже),;
  • команда специалистов, которые могут работать и в этом помещении, и в любом другом месте, например, прямо в офисе у заказчика.

Хранение документов

Естественно, первое и самое главное, что делает любая подобная организация - это хранение доверенный ей документов. При этом важно понимать, что хранить - не значит просто сложить на полку. Хранить - это, прежде всего, правильным образом обработать (как сами бумаги, так и опись для них), провести каталогизацию, но главное - обеспечить адекватные условия содержания. Речь идет о температурно-влажностном и световом режиме, защите от пожара, кражи (в том числе похищения данных) и других способах обеспечения безопасности.

Создание архива на предприятиях и обучение кадров

Второе масштабное направление работы - это создание архивов на предприятиях. Далеко не все компании готовы передать бумаги на хранение в стороннюю организацию. Многие предпочитают, чтобы они физически находились в офисе. Но создать архив с нуля - кропотливая и сложная деятельность, требующая серьезной подготовки и внимательности. Поэтому многие руководители решают доверить ее профессионалам.

Параллельное ответвление - обучение сотрудников, которые впоследствии будут отвечать за ведение архива. Это всевозможные семинары, курсы, практические занятия. Этим также занимаются профессиональные архивисты.

Уничтожение бумаг

Многих людей удивляет тот факт, что те же самые специалисты, которые отвечают за хранение, занимаются и уничтожением бумаг. На самом деле, все вполне логично. В процессе деятельности любой компании появляются не только бумаги, подлежащие хранение, но и те, от которых нужно избавиться. Например, у них вышел срок хранения, они не должны храниться по закону, но содержат важные сведения, то есть их нельзя просто вынести на помойку. В этой ситуации помогает конфиденциальное уничтожение документов - так они будут переработаны по всем правилам и с гарантированной защитой от посторонних.


10 октября (пн) 2022